Huishoudelijk reglement van de Stichting Expo Thuis

Conform Artikel 12 van de statuten.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 6 april 2016

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

• de stichting: Stichting Expo Thuis, gevestigd te Bergen op Zoom ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Breda onder nummer 63357739 ;
• de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in de oprichtings akte gepasseerd van 21 mei 2015 bij notaris de Breet van Fikkers Notarissen te Bergen op Zoom;
• het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
• inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
• projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen zoals omschreven in artikel 2 van de statuten:
  Het bevorderen van kunst in openbare ruimten

 

Artikel 2 Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

• Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
• Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd.
• Het beleidsplan bevat een jaarplan van activiteiten en een jaarbegroting.

 

Artikel 3 Taken en bevoegdheden van bestuur, bestuursleden en andere functionarissen.

Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur:

• Het bestuur bestaat minimaal uit een voorzitter, vicevoorzitter / secretaris, penningmeester, en 2 leden.
• De bestuursleden treden per toerbeurt om de 4 jaar af maar zijn herkiesbaar.
• Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen naast de in dit huishoudelijk reglement specifiek benoemde commissies. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden voor zover van toepassing na financiële afrekening met de penningmeester voor zover van toepassing en decharge op een bestuursvergadering;
• Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjaren donatie;
• Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezing volgorde; een voorstel dient eerst goedgekeurd te zijn.
• Bestuursleden verklaren zich akkoord met de Statuten en het huishoudelijk reglement en dienen naar de geest van deze reglementen te handelen.
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de eerste bestuursvergadering van het nieuwe jaar. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
• Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
• Het bestuur benoemt zo mogelijk uit haar midden een websiteredacteur.

 

De voorzitter

• Heeft algemene leiding van de stichting;
• Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
• Overlegt met officiële instanties;
• Geeft leiding aan het bestuur;
• Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• Leidt de bestuursvergaderingen en de andere door de stichting uitgeschreven vergaderingen;
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de eerste bestuursvergadering van het nieuwe jaar;
• Coördineert en stuurt activiteiten;
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval is of zo lijkt te zijn.

 

De vicevoorzitter

• Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;

 

De penningmeester

• Voert de financiële administratie;
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
• Stelt financiële overzichten op;
• Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag zo spoedig mogelijk na beëindiging van het boekjaar, doch in geen geval later dan drie maanden daarna;
• Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van de regels rond de ANBI toekenning;
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
• Beheert de inventarislijst en de inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
• Stelt een jaarbegroting op alsmede in voorkomende gevallen projectbudgetten en legt deze tijdig d.w.z. vóór ingang van het betreffende jaar respectievelijk vóór de start van het project ter goedkeuring aan het bestuur voor en voert na afronding – en bij grotere projecten tussentijds – financiële controle uit;
• Beslist zelfstandig over uitgaven buiten de vastgestelde budgetten tot 250 euro;
• Voor uitgaven buiten de vastgestelde budgetten tussen 250 en 1000 euro en meer is de penningmeester gezamenlijk bevoegd met de voorzitter of de secretaris .
• Voor bedragen boven de 1000 euro dient het voltallige bestuur goedkeuring te verlenen.
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
• Neemt het initiatief om het bestuur voor te stellen om aan voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
• Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers;
• Verzorgt de jaarlijkse subsidieaanvragen.

 

De secretaris

• Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
  • De datum en plaats van de vergadering;
  • De aanwezige en afwezige bestuursleden;
  • De genomen besluiten.
• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• Archiveert alle relevante documenten;
• Houdt de adressenlijsten up-to-date en zorgt ervoor, indien deze wijzigen, dat deze aan het einde van elke maand verstuurd worden naar bestuursleden en de bij activiteiten betrokken kunstenaars;
• Verstuurt en stelt uitnodigingen op voor activiteiten en expo’s in samenwerking met de redactie van de website;
• Verzamelt, controleert, en houdt een bestand e-mailadressen bij benodigd ter gebruik voor P.R. doeleinden inclusief de (regionale) pers in samenwerking met de redactie van de website;
• Stelt van elke vergadering een kort verslag/notulen (met activiteitenoverzicht) op, dat uiterlijk één week voor de aankomende vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden;.
• Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

 

De webmaster

• Beheert de website op technisch vlak;
• Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
• Beheert de structuur van de website;
• Heeft ad hoc contact met de website redacteur over functionaliteiten van de website.

 

De websiteredacteur

• Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
• Voert de eindredactie van teksten op de website;
• Beoordeelt content dat voor plaatsing op de website wordt aangeboden op plaatsbaarheid en relevantie in het kader van Expo-Thuis en overlegt naar eigen inzicht met de voorzitter indien teksten worden aangeboden die misschien minder geschikt worden geacht;
• Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
• Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
• De websiteredacteur voert de eindredactie over nieuwsbrieven en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning;
• Heeft ad hoc contact met de voorzitter over de inhoud van periodiek verschijnende nieuwsbrieven door en voor de belangstellenden;
• Heeft ad hoc contact met de webmaster over functionaliteiten van de website.

 

 

De kascontrolecommissie

• Het bestuur stelt uit de deelnemende kunstenaars een kascontrole commissie samen. Deze worden voor 2 jaar benoemd.
• De commissie bestaat uit 2 personen, waarbij jaarlijks één commissie lid aftredend is.
• De commissie voert jaarlijks binnen 4 weken na ontvangst van het financiële verslag van de penningmeester een kascontrole uit;
• Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseert het bestuur de penningmeester al dan niet decharge te verlenen.
• Legt bevindingen vast in een door ieder lid van de kascommissie getekend verslag.

 

Kunstselectie commissie

• Het bestuur stelt een kunstselectiecommissie samen;
• Deze bestaat minimaal uit 2 kunstenaars/exposant en een vertegenwoordiger van het bestuur;
• Deze commissie wordt telkens aan het begin van het seizoen (augustus-juni) aangesteld;
• Deze commissie ontwikkelt zelfstandig plannen voor activiteiten die passen binnen de doelstelling van Expo-Thuis en overlegt met bestuur over realisatie hiervan;
• Inhoud van de voorstellen moet bestaan uit divers aanbod.

 

Adviseurs

• Het bestuur kan zich laten adviseren door maximaal 2 adviseurs die deelnemen aan de bestuursvergadering maar hebben daarin geen stemrecht.
• De adviseurs behoeven geen aangeslotene te zijn.

 

Besluiten

Het bestuur:

• Besluit conform het gestelde in Artikel 7 van de statuten;
• Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn persoonlijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
• Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering;
• Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
• Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
• Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

 

Vergaderingen

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende bestuursleden aanwezig is.

Frequentie

• Het bestuur vergadert 10 maal per jaar, eenmaal per maand, met uitzondering van de maanden juli en augustus,
• Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt dan wel indien twee of meer bestuursleden hierom met relevante argumenten verzoeken.
• Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
• Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
• In principe wordt elke eerste woensdag van de maand vergaderd, tenzij aan het einde van een reguliere bestuursvergadering een andere datum van de volgende reguliere vergadering wordt vastgesteld.

 

Agenda

• Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
• De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk een week voor aanvang van de vergadering door.
• Leden van commissies kunnen agendapunten aandragen. Zij worden van het moment van behandeling in kennis gesteld en kunnen dan voor dat agenda punt deelnemen aan de beraadslagingen. Zij hebben geen stemrecht.
• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
• Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

 

Inbreng tijdens de vergadering

• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
• Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
• Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
• Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

• door het bestuur ingestelde commissies;
• donateurs cq Vrienden van;
• subsidiegevers;
• de media
• andere belanghebbenden.

 

Gelet op het karakter van de stichting zal de communicatie onder verantwoordelijkheid van de voorzitter vallen en de verantwoordelijkheid voor de PR-activiteiten zolang deze vallen binnen de taken van de webredactie (omschrijving elders in dit reglement) onder verantwoordelijkheid van de websiteredacteur.

Donaties en declaraties

• Inkomsten bestaan uit:
  • subsidies;
  • donaties;
  • giften;
  • sponsoring;
  • opbrengsten activiteiten.

• Grote en/of meerjarige donaties en sponsorbijdragen worden, indien de donateur/sponsor daaraan hecht, besteed aan een door de donateur/sponsor beoogd doel mits vallend binnen de doelstellingen van Expo-Thuis en ten goede komt aan een (grote) activiteit van Expo-Thuis.
• Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard opgenomen in de algemene middelen van de stichting.
• Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een schriftelijke verklaring van ontvangst. De donaties worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort.
• Ontvangen donaties, sponsorbijdragen, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
• Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren, mits in een bestuursvergadering e.e.a. vooraf is goedgekeurd (met uitzondering van de reiskosten ten behoeve van de normale bestuursvergaderingen en activiteiten binnen Bergen op Zoom).
• Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd, te downloaden vanaf de bestuursectie van de website, dan wel zoals ter beschikking gesteld door de penningmeester.
• Bestuursleden zijn niet gerechtigd uren te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren. In het geval dat één van de bestuursleden diensten aan de stichting verleent op grond van bijzondere professionele vaardigheden en deze diensten buiten de algemene werkzaamheden vallen die van een bestuurslid verwacht mogen worden, kan het bestuur bij uitzondering tot een gematigde financiële compensatie besluiten. Dit besluit kan alleen voorafgaand aan de te verrichten dienstverlening worden genomen en het besluit en de motivering moeten volledig en duidelijk schriftelijk worden vastgelegd.

 

Royement

• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel dreigt te veroorzaken en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij gedurende een aaneengesloten periode van 12 maanden meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.

 

Artikel 4 Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk in het kader van bijvoorbeeld milieu en duurzaamheid tot het minimum te beperken.

 

Artikel 5 Exposities

 

• Expo-Thuis zal exposities organiseren. Dit kunnen zowel min of meer permanente exposities zijn dan wel exposities met een looptijd van enkele weken. Expo-Thuis nodigt voor een expositie de kunstenaars uit. Een gedetailleerd draaiboek regelt de procedure. Dit is als bijlage bij het Huishoudelijk Reglement gevoegd.
• Iedere deelnemende kunstenaar onderschrijft en handelt naar de regels die zijn vastgelegd met betrekking tot de expositiemogelijkheid.
• De expositiemogelijkheid kent een aantal voorwaarden die vastgelegd zijn in het draaiboek.
• Expo-Thuis kan ook samen met andere kunstgerichte organisaties tentoonstellingen organiseren.

 

Artikel 6 Slotbepalingen

• In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Bij staken der stemming beslist de voorzitter.
• Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.